Đối với những chủ cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh và cần sử dụng cẩn thận mọi thứ từ nguồn vốn, việc sử dụng POS sẽ giúp bạn thống kê tất cả các giao dịch đến từ sản phẩm nào, tồn kho ra sao cho đến doanh thu và lợi nhuận để có thể tính toán tất cả các chi phí nhằm tối ưu nguồn vốn và phát triển công việc kinh doanh của mình tốt hơn.
Trên thực tế ngoài việc quản lý bán hàng, các hệ thống POS còn có rất nhiều ưu điểm hữu ích cho việc duy trì vận hành cửa hàng về lâu dài. Vậy POS là gì? POS có những chức năng gì? Liệu tôi có cần sử dụng POS không hay chi phí cho một hệ thống phần mềm POS là bao nhiêu?
Chatbotmienphi.com sẽ tổng hợp tất cả sẽ có trong bài viết này nhé.
POS là gì?
POS là viết tắt của Point Of Sale (điểm bán hàng). POS là một hệ thống quản lý bán hàng bao gồm cả các thiết bị phần cứng và phần mềm giúp các chủ cửa hàng xử lý các hoạt động của cửa hàng như quản lý tồn kho, doanh thu, lợi nhuận, thanh toán, lập hóa đơn và in hóa đơn…
Phần mềm POS quản lý bán hàng ngày nay được sử dụng rộng rãi trong tất cả các ngành hàng từ bán lẻ, bán sỉ cho tới cửa hàng ăn uống, khách sạn, trung tâm mua sắm…Hệ thống POS được lắp đặt trực tiếp tại điểm bán nổi bật với chức năng cho phép thanh toán không cần tiền mặt. Chức năng này đầu tiên chủ yếu sử dụng mã vạch để cung cấp một phương pháp thanh toán nhanh chóng nhằm giảm thiểu sai sót cho nhân viên.
Sau này các hệ thống POS phát triển hơn có thể thống kê báo cáo cho các chủ cửa hàng biết được xu hướng tiêu dùng của khách hàng từ đó đưa ra chiến lược nhập thêm hàng hoá hay loại bỏ các sản phâm không tiêu thụ được.
Phần cứng và phần mềm
Hiện nay trên thị trường chia thành:
Hệ thống POS phần cứng truyền thống thường dùng trong bán lẻ (máy quyét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền, màn hình hệ thống…)
Hệ thống phần mềm POS ra đời và được tích hợp các công cụ quản lý phục vụ cho việc bán hàng đa kênh (các tính năng đồng bộ và quản lý bán hàng đa kênh)
Khi kết hợp cả hai chúng ta có “phần mềm quản lý bán hàng đa kênh” được tích hợp cả phần cững lẫn các công cụ phần mềm giúp quản lý bán hàng một cách hiệu quả nhất.
Tuy nhiên không phải tất cả đều được tích hợp cả phần cứng và phần mềm. Một số chỉ cũng cấp hệ thống máy POS phần cứng, một số thì chỉ cung cấp phần mềm quản lý bán hàng online. Nếu bạn đang có nhu cầu quản lý bán hàng đa kênh cả online lẫn offline có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng miễn phí Salekit.
Các thiết bị phần cứng của một POS bán hàng tại điểm bán bao gồm:
| Tên thiết bị | Cách sử dụng | Kết nối |
| Màn hình hệ thống | Máy chủ màn hình được phần mềm sử dụng để hiển thị màn hình | Loại truyền thống chủ yếu sử dụng máy tính chủ hoặc máy lớn và loại APP chủ yếu sử dụng máy tính bảng |
| Máy quét mã vạch | Sau khi kết nối phần mềm, mã vạch có thể được đọc, và thông tin sản phẩm có thể được đọc bằng mã vạch | Máy quét kết nối có dây hoặc máy quét kết nối không dây, hầu hết được kết nối với ngăn kéo đựng tiền và quầy thu ngân |
| Ngăn kéo đựng tiền | Một không gian để lưu trữ tiền mặt, thường xuất hiện khi thanh toán tiền lẻ và thu tiền mặt | Két đựng tiền đơn hoặc ngăn kéo đựng tiền đa năng kết hợp in hóa đơn chứng từ |
| Máy in hóa đơn | Máy in bàn nhỏ để in hóa đơn và biên lai | Máy hóa đơn kép truyền thống, máy hóa đơn điện tử (hóa đơn in được) |
| Máy quẹt thẻ tín dụng | Thanh toán bằng thẻ tín dụng được khách hàng sử dụng lúc thanh toán | Sau khi hợp tác với ngân hàng, sử dụng máy thẻ tín dụng do ngân hàng cung cấp |
| Thiết bị kết nối Internet | Đảm bảo hệ thống POS được kết nối và dữ liệu có thể được tải lên đám mây trong thời gian thực | Bộ phát wifi |
Ngược lại các POS quản lý bán hàng đa kênh không phức tạp về thiết bị nhưng cần đôi chút thời gian để làm quen với giao diện phần mềm và các tính năng hệ thống.
Tại sao các bạn cần sử dụng POS
A. Em chào anh, em được biết mình đang kinh doanh online vì vậy hôm nay xin được giới thiệu đến anh một giải pháp quản lý bán hàng đa kênh POS được không ạ?
B. Khoan đã…nhưng tại sao tôi cần sử dụng POS?
Tôi cá với các bạn là rất nhiều người có cùng câu hỏi tương tự đúng không?
POS là một phần mềm thiết yếu cung cấp các công cụ phân tích bán hàng, quản lý khách hàng, tồn kho, thanh toán, hoá đơn…Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng POS cho doanh nghiệp của bạn bao gồm:
Xử lý thanh toán
Hầu hết các hệ thống POS đều đi kèm với các giải pháp quản lý đơn hàng, thanh toán trực tiếp, thanh toán di động hay quẹt thẻ…
Và nếu tất cả các nhân viên thu ngân của bạn có các công cụ để xử lý thanh toán đa dạng và phù hợp lại còn được tích hợp để thống kê lên cùng một hệ thống thì việc kiểm soát về doanh thu, doanh số sẽ trở nên chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều.
Đơn giản & chính xác
Các phần mềm POS quản lý bán hàng có thể giúp theo dõi tất cả các hoạt động tài chính của bạn ở một nơi dễ dàng. Ngoài ra mốt số phần mềm ví dụ như Salekit còn được tích hợp trên di động và xử lý các tác vụ cơ bản như thống kê báo cáo một cách tiên lợi hơn.
Các phần mềm quản lý bán hàng này có thể lưu trữ và theo dõi tất cả các chi tiêu, tiền mặt, các hoá đơn bán hàng, nhà cung cấp… Điều này khá quan trọng đối với các kế toán doanh nghiệp khi làm việc về thuế.
Quản lý tồn kho toàn diện
Một hệ thống POS hiện đại luôn bao gồm nhiều công nghệ để theo dõi các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Các công cụ được phát triển trên các phần mềm quản lý bán hàng này cho phép nhân viên của bạn thông kê, phân loại hàng trăm SKU sản phẩm từ giá nhập, giá bán, giá khuyến mãi cho đến số lượng tồn kho hay xu hướng tiêu thụ của sản phẩm nào tốt nhất…
Điều này có thể giúp bạn không bị rơi vào tình trạng hết hàng đột xuất cũng như lên phương án nhập hàng một cách chính xác dựa trên sản lượng bán ra trên từng sản phẩm.
Tự động hoá công việc
Các POS hiện đại ngày nay có thể tự động báo cáo kiểm kê mua hàng hoặc gửi email đặt hàng tới đại chỉ email của khách hàng ngay sau khi đặt hàng. Các tính năng tự động hoá khác nhau giúp bạn dễ dàng điều hành công việc kinh doanh một cách tối ưu nhất.
Ngoài ra việc lập báo cáo về doanh thu, lợi nhuận hay làm các báo cáo kế toán…bạn cũng đều có thể sử dụng các báo cáo trực tiếp từ hệ thống POS từ thu chi cho đến các hoá đơn mùa hàng…
Tích điểm khách hàng
Để tăng cường mối quan hệ với khách hàng các hệ thống POS thường có thêm chức năng tích điểm khách hàng. Việc này giúp tối ưu được giá trị vòng đời khách hàng, tăng trưởng doanh thu và biến họ thành các khách hàng trung thành của cửa hàng, doanh nghiệp.
Quản lý hiệu quả của các nhân viên
Các phần mềm này có thể giúp các doanh nghiệp, chủ cửa hàng có thể thống kê được các hiệu suất của một nhân viên trên hệ thống ví dụ như về doanh số bao nhiêu, bán những sản phẩm nào, qua các kênh nào…cho đến việc chấm công và tính ngày lương, thưởng cho nhân viên.
Đồng bộ bán hàng đa kênh
Kinh doanh online đa kênh trên các nền tảng không còn là điều xa lạ hiện nay. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để đồng bộ các thông tin về sản phẩm, tồn kho, đơn hàng, khách hàng từ tất cả các kênh về cùng một nền tảng để quản lý là điều vô cùng quan trọng.
Việc này giúp đội nhóm của bạn có thể thống kê và phân tích nhằm tối ưu được giá trị vòng đời khách hàng thông qua các chương trình tiếp thị khác nhau.
Khả năng tích hợp
Các hệ thống POS nên được thiết kế để kết nối và đồng bộ chéo dữ liệu với các công cụ phần mềm khác ví dụ như CRM, chatbot hay email marketing…để có thể tối ưu được hành trình khách hàng từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.
chatbot miễn phí.com